5 Kalimat untuk Mendeteksi Klien Bermasalah

Oleh: Day Milovich *)

Klien bermasalah, bisa dideteksi dari 5 kalimat ini, ketika mereka berkomunikasi dalam pengerjaan project.

BEBERAPA jenis pekerjaan mengharuskan seseorang bersinggungan langsung dengan para pengguna atau klien. Barangkali pekerjaan itu sedang kamu lakukan sekarang.

Sebuah pekerjaan seperti itu bisa jadi berhenti di tengah jalan, tidak tuntas karena klien yang “rewel”. Padahal setengah pekerjaan itu sudah memakan waktumu yang tidak sedikit. Tentu saja itu akan menghambatmu.

Satu-satunya cara untuk menghindari jebakan “klien-rewel” adalah mendeteksinya sebelum kamu bekerja dengannya. Lima kalimat berikut ini bisa kamu gunakan untuk mendeteksi klienmu. Tidak usah terima pekerjaan dari klienmu, jika itu menyulitkanmu.

mendeteksi klien
ilustrasi. sumber: orkhacreative.blogspot.com

“Kenapa harganya mahal?”

Berapa kali klien menanyakan itu? Atau mungkin dengan tambahan: “Bisakah dikurangi? Pasnya berapa? Bagaimana kalau kita hitung sebagai kawan? Adakah diskon? Bagaimana kalau hargamu diturunkan khusus untuk saya, nanti saya akan pesan lagi? Sebagai awal kerja sama, bagaimana kalau..” Intinya, meminta harga diturunkan.

Sebelum menurunkan harga, jelaskan kepada klien, bahwa harga yang kamu tetapkan, bukan perkiraan, bukan pula berdasarkan harga orang lain. Klien pasti membuat perbandingan dengan yang-lain, atau sudah browsing di Google.

Harga itu ada harga proses mempelajari, harga mengumpulkan tim untuk mengerjakan, harga legalitas, harga garansi, harga proses membuat, harga setelah sistem berjalan, harga fokus untuk mengerjakan project ini, dan harga ikut mempromosikan setelah jadi.

Jelaskan, apa saja yang akan kamu kerjakan. Jika di tempat lain ada fitur sama, benarkah fiturnya sama dengan apa yang kamu kerjakan? Paparkan secara umum, lalu bandingkan.

Jangan pernah berkompetisi dalam harga, jika itu merugikan. Sekalipun kamu menurunkan harga sampai hampir setengah dari harga sekarang, orang-lain bisa melakukan. Selalu akan ada orang-lain yang berani bilang, “Harga saya lebih rendah”. Kualitas dan kepuasan, tidak demikian.

 

“Tentu kamu bisa kerjakan ini dengan cepat dan mudah”

Ini salah-satu kalimat berbahaya yang datang dari klien. Sepintas, klien percaya pada kemampuanmu, namun, ia hanya ingin 2 hal: cepat dan mudah. Klien menganggap mudah suatu proses.

Tidak butuh waktu 30 detik untuk membuat jaringan WiFi menjadi sangat lambat. Tidak butuh waktu lama untuk memperbesar gambar .jpg berukuran 4 kali dari aslinya, tanpa kehilangan kualitas. Masalahnya, untuk sampai ke sana, klien tidak mengerti betapa susahnya belajar itu.

Buatlah kronologi pengerjaan (timeline), sampaikan bagian mana yang tidak bisa dipercepat pengerjaannya. Beberapa hal, tidak bisa dipercepat. Setiap project membutuhkan sistem pengelolaan.

 

“Kita harus bertemu secepatnya, kapan bisa ke sini?”

Ah, ternyata saya baru tahu, kalau klien saya seorang pengawas. Ia selalu bertanya, bertanya, dan bertanya, “Sudah sampai mana pengerjaannya? Boss saya sudah menanyakan hasilnya. Kapan bisa dilihat bersama?” Pertanyaannya selalu seputar itu. Seperti pacar galak, “Kamu sedang apa? Bersama siapa? Kapan kita bisa bertemu?”.

Kalau kamu sudah sampaikan kronologi pengerjaan (tentu dengan detail waktu dan tanggal), berikan pengertian kepada klien, kapan ia bisa menghubungi kamu. Kalau perlu, tentukan. Jam berapa kamu bisa dihubungi. Ingat, kamu menjalankan bisnis. Bukan konsultasi 24 jam.

Ada kesempatan bertemu, cobalah bicarakan secara detail, batasan-batasan komunikasi yang akan kamu terapkan. Pengerjaan project, membutuhkan fokus. Dan fokus itu ada harganya.

Yang perlu kamu bawa pulang ke kantor sebelum pertemuan selesai, salah satunya, adalah bagaimana kamu bisa menerjemahkan keinginan klien. Tidak semua klien bisa menjelaskan apa yang ia maksudkan. Semua hal itu ada istilahnya, ada keyword yang bisa kamu pakai.

Keyword adalah kata kunci. Keyword itu kedalaman. Terkait dengan keyword lain. Peristilahan “teknis”. Searchable. Jembatan untuk berkomunikasi. Metode tercepat menunjukkan wawasan kamu, sekaligus cara paling gampang mengukur pengetahuan klien. Setiap keyword merupakan artikulasi gagasan.

Mengapa saya harus bertemu dengan perjalanan tiga jam sejauh 120 kilometer (sekali jalan) dan perbincangan 1 jam (belum termasuk menunggu dan makan), hanya untuk mengerti tampilan apa yang ia inginkan? Kalau sekadar meniru, tinggal tunjukkan mana. Kalau mau mempertemukan saya dengan “kawan” klien yang dianggap mengerti, bukannya itu bisa dijelaskan dengan screenshot? Kenapa tidak chat panjang dan video-conference saja?

Orang yang tidak tahu keyword, perlu mendapatkan penjelasan secukupnya. Itu sebabnya, dalam menyampaikan fitur, jelaskan dengan istilah-resmi dan deskripsi singkat.
Tujuan penawaran adalah memfokuskan pilihan. Tujuan memilih adalah “deal“. Tidak perlu terlalu jelas.

 

“Kurang menarik, tolong diperbaiki”

Klien sering menyampaikan penilaian, tetapi tidak mengerti seperti apa teknisnya. Atau menggunakan “adjective” (kata sifat, bahkan dalam bentuk negatif, seperti “kurang menarik”) dan “adverb” (kata keterangan), namun melupakan 1 hal: sistem pengukuran.

Menarik itu ada ukurannya. Bahkan warna, tata-letak, keterbacaan, tipografi, semuanya punya sistem pengukuran. Klien bilang “magenta”, belum tentu itu magenta menurut sistem warna CMYK. Jika tanpa pengukuran, kamu akan mengulang pekerjaan.

 

“Buat dulu, nanti kita koreksi”

Kamu sedang bekerja dengan klien, bukan bekerja untuk klien. Kamu bisa desain, misalnya, dan klien membutuhkan keahlianmu.

Klien yang menganggap kamu sebagai “artisan” ataupun sebagai “anak buah”, tidak tahu bagaimana bekerja sama. Tahunya, kamu bekerja untuk klien karena ia yang membayar pekerjaanmu.

Saya sering mengalami masalah ini: klien meminta desain publikasi, untuk itu, saya butuh “interview” dan mengisi daftar-periksa, data apa saja yang harus saya ketahui sebelum membuat desain. Yang terjadi kemudian, klien bilang, “Buat dulu, nanti kita koreksi.”

Percayalah, kamu akan mengulangi pekerjaan jika berhadapan dengan klien seperti ini. Bukan sekadar revisi. Klien cerdas akan berkata, “Ini data yang kamu butuhkan, ada lagi yang kurang?” sebelum desain.

Jika klien tidak menyediakan prasyarat data minimal, mintalah sampai dapat.

 

“Soal dana, akan kami upayakan”

Jangan kerjakan kalau belum deal. Gunakan pertanyaan berikut ini, sebelum memastikan deal.

Apakah ini project fiktif ataukah real? Siapa yang bertanggung jawab? Apa yang akan kamu kerjakan? Bagaimana ukuran keberhasilannya? Bagaimana sistem pembayarannya?

Buatlah jadwal bersama. Jika klien bilang “Soal dana, akan kami upayakan”, itu berarti tidak pasti. Tidak usah dikerjakan.

“Punya tambahan kalimat lain?”

 

*) Day Milovich adalah webmaster, artworker, penulis, tinggal di Semarang dan Rembang
You might also like

Leave A Reply